2019年11月18日经与研究生院办公室协商讨论就研究生工作协同办公系统（二期）项目进行签订。

一期项目背景

华中科技大学研究生工作协同办公系统是学校基于研究生院及各院系办公业务进行规划设计的一套系统，致力于解决传统纸质办公的弊端，实现电子化、数字化的办公模式。系统于2017年9月1日正式上线，已经实现PC端线上研工部任务的下发及通知公告、会议通知的线上发送，院领导线上待办任务、待办通知的审批，辅导员线上待办任务的上报、通知的查看、通知转发给学生。移动端实现待办事项、待阅读通知的消息提醒，任务的待办审批、通知公告的查看、已办事务的查看。

二期项目建设需求

随着学校业务的不断发展，用户使用的群体范围扩大，由之前的研工部扩大至研究生院，在系统的使用中暴露了一些问题和需求，重点体现在以下几方面：用户使用的群体范围扩大，以前的业务流程不能满足现在的实际业务；首页布局不够直观，无法一目了然看到自己关注的信息；用户不能批量导入；移动端消息的提醒及待办不能直观查看到正文，需要两步操作后，用户体验不够便捷；会议室无法线上申请等问题。为了解决以上问题，在本次系统升级中重点解决用户群体扩大，易用性和优化需求的完善问题。

二期项目建设目标

通过办公系统的建设，可以推动部门基础管理向“规范、高效、便捷、管控、变革”的方向发展，实现信息资源共享和流通，为各级领导及时了解情况，为宏观管理和科学决策提供高效便利的服务，使得部门管理更加高效化、科学化和规范化。